UTMANINGEN medarbetare i kris
Våga vara chef när världen rämnar
Vad säger man till en medarbetare som förlorat ett barn? Vad kan man kräva för arbetsinsats av någon som går igenom en tuff skilsmässa? Och vilket kan stöd ska man erbjuda en anställd som drabbas av cancer? Att möta människor i kris är alltid svårt och som chef måste du vara mer än medmänniska.
Text Johanna Ohlson
Att vara en bra chef när en medarbetares liv rämnar handlar om att vara just chef. Det är enligt Magnus Brolin, psykolog, psykoterapeut och konsult i krishanteringsfrågor på firman BrolinWestrell, det viktigaste rådet.
– Stannar man i chefsrollen så löser sig det mesta. Det är som chef, inte som vän, kollega eller psykolog, du ska hjälpa till.
Det vanligaste felet man gör när någon anställd drabbats av sorg eller ett trauma i sitt privatliv är att bli för engagerad. Man dras med och låter känslorna styra. I värsta fall blir man så tagen i stunden att man börjar lova saker man inte kan hålla. Saker som man inte har mandat eller ekonomi till att genomföra.
– Enligt vår erfarenhet av de här situationerna är det just det som medarbetare oftast blivit besvikna på. Att chefen lovat att hjälpa till med både det ena och det andra, men sedan inte kunnat leva upp till det.
Det viktigaste är att ta det lugnt. Det sällan är akuta situationer som ska lösas direkt. Men att ha en medarbetare framför sig som gråter förtvivlat eller berättar om en oerhörd förlust skapar ofta stor ångest hos chefen. Den första och väldigt mänskliga känslan är att man vill hjälpa till, med allt man bara kan.
– Vi brukar råda chefer att försöka hålla huvudet kallt. Att backa ett steg och ta sig tid att kolla upp vad som gäller, om det finns någon policy på företaget. Och kanske viktigast av allt, rådgöra med en kollega, sin egen chef eller en konsult, någon som står utanför - verkar det här rimligt? Det gamla rådet att sova på saken är inte heller dumt i de här situationerna, säger Magnus Brolin.
Det är stor skillnad om en anställd drabbats av någon kris på arbetet som är arbetsrelaterad. Då finns en laglig skyldighet att stötta. Men om någon har en kris av helt personlig art är det inte längre lika självklart vad man som arbetsgivare ska erbjuda. Arbetslättnad och stödsamtal brukar det flesta arbetsplatser kunna erbjuda. Men utöver ska man inte missa det grundläggande – att lyssna. Det är oerhört viktigt att finnas tillgänglig, att vara närvarande och göra det tydligt att man hör och förstår vad medarbetaren berättar. Och att man tar det på allvar.
– Det är viktigt att inte göra omskrivningar utan att man vågar tala om det som faktiskt hänt. Genom att våga benämna det som skett visar man att man klarar av att prata om det. Man visar att man kan hantera det.
Även när man lyssnar är det viktigt att stanna i chefsrollen menar Magnus Brolin. Chefen är den som måste stå för gränserna. Man behöver inte elda på och fråga efter känslor. En person som går igenom en svår och trasslig skilsmässa kan i en stund av total upprivenhet vräka ur sig alla detaljer kring separationen för att sedan ångra sig helt när den värsta ilskan har lagt sig. I kris är det svårt att sätta gränser. Därför är det chefens ansvar att de inte passeras som gör det svårare att komma tillbaka till det normala igen. Man får fråga sig om man som chef verkligen behöver veta allt. Kanske räcker det med att förstå i stora drag vad som hänt.
En fråga som kan tyckas banal men som ofta ändå blir kännbar är den om man ska kramas eller inte. Om någon sitter och hulkar av gråt är det för de flesta människor svårt att bara titta på. Men en kram behöver inte alltid vara det som känns bäst för medarbetaren. I en kultur där man ofta kramas är det självklart att göra det även i en krissituation. Men om du aldrig tidigare kramat den här personen och heller aldrig skulle gjort det annars bör du enligt Magnus Brolin vara försiktig med det.
– Det kan låta formellt och kallt. Men det är viktigt att försöka ha det så normalt som möjligt. Man får inte glömma att det är en medarbetare som sitter där, att man själv är chef och att man är på arbetsplatsen. Det behöver verkligen inte vara fel att hålla om någon som gråter men man ska känna av att det är det personen vill. Annars kan man kladda till det för mycket.
En annan fråga som alltid måste hanteras är om och i så fall hur man ska informera andra anställda på arbetsplatsen. Det absolut viktigaste där är att inte göra något utan att diskutera det med den personen det gäller. Oftast är det skönt för den som är drabbad att andra vet och att man inte själv tvingas berätta om det som hänt gång på gång på arbetsplatsen. Men det finns kniviga fall, där medarbetaren inte vill att någon ska veta men där det ändå är uppenbart för kollegorna att något inte står rätt till.
– I sådana situationer får man försöka förklara att det inte handlar om att skvallra utan bara ett sätt att öka förståelsen bland medarbetarna för att personen i fråga kanske inte är där vissa dagar eller inte klarar av att göra sitt jobb som vanligt, säger Magnus Brolin.
För ofta går det inte att sköta sitt jobb precis som innan när man drabbas av en kris, även om den är helt privat. En del går in i jobbet totalt när deras privatliv är i gungning men arbetslättnad behövs oftast, förr eller senare. Att helt undgå en kris genom att begrava sig i arbete fungerar sällan.
– En arbetsplats måste vara mänsklig. Tillfälligt måste den som går igenom något svårt kunna få hjälp med sina arbetsuppgifter. Men det ska finnas en tanke bakom. Det får inte riskera att bli permanent, säger Magnus Brolin.
Han tror inte heller på att förändra för mycket i onödan. Man ska utgå ifrån att det kommer att fungera och att medarbetaren kommer att orka komma till jobbet. Om det absolut inte fungerar, om personen utgör en säkerhetsrisk eller inte klarar av att hålla den kvalitet som man måste ha på arbetsplatsen kan man råda personen att gå till en läkare för en bedömning om sjukskrivning.
Även om man som chef inte ska engagera sig personligen kan det vara bra att se till att någon annan gör det. Om en medarbetare till exempel får ett dödsbud på jobbet bör man försäkra sig om att det finns anhöriga som kan stötta när personen kommer hem. Om personen säger ”jag vill bara vara ensam” kan man fråga om det är ok att man ringer på kvällen.
– Att ringa hem till en anställd och höra att allt är ok kan man absolut göra. Men man ska inte åka dit själv, korka upp en flaska vin och sitta där hela kvällen.
Att hålla på sin chefsroll och agera utifrån det kan låta kallt och praktiskt bara ur ett företagsperspektiv. Men Magnus Brolin menar att råden i minst lika hög grad hjälper den som drabbats av kris.
– Visst finns det andra skolor och andra sätt att förhålla sig. Men att hålla på rollerna har visat sig vara det absolut bästa för att hjälpa en person i kris att återvända till livet. Till vardagen och till det normala. Ofta är det just det man behöver.
Det som man inte ska glömma när man stöttar en medarbetare i kris är sig själv. Om det som hänt berör en väldigt starkt som privatperson kan man själv behöva stöd. Att till exempel stötta en medarbetare som förlorat ett barn om man själv har egna barn kan röra upp mycket känslor.
– Den är lätt att glömma sig själv. Men även när något berör dig mycket som privatperson ska du kunna gå till jobbet och verka i din chefsroll. Därför är det oerhört viktigt att stödja människan i chefsrollen.
Fakta: 5 goda råd – så hjälper du bäst en medarbetare i kris
Stanna i chefsrollen. Fundera på hur du kan stötta som just chef för att underlätta situationen på arbetsplatsen.
Lyssna. Ta dig tid att lyssna aktivt och visa att du tar det du hör på allvar. Använd inga omskrivningar utan våga prata rakt om det som hänt.
Ge dig tid. Ta inga beslut på stående fot. Be att få återkomma och rådgör med någon utomstående, kolla av om det du tänkt erbjuda den drabbade är rimligt.
Lova inte mer än du kan hålla. Det är lätt att vilja hjälpa till med allt men kan du inte genomföra det du lovat ställer du till det både för dig själv och för den drabbade medarbetaren.
Glöm inte bort dig själv. Om situationen berör dig starkt som privatperson kanske du också behöver stöd för att hantera situationen.
Fakta: Tre ansvar som chef
Som chef vid en kris har du ansvar för
1. den som drabbats, så att den personen klarar av att komma tillbaka till jobbet.
2. verksamheten, för att den ska kunna fortgå och fungera som vanligt.
3. dig själv som chef, så att du orkar verka och leda även i en svår situation.
Fakta: Vad säger lagen?
I sjunde paragrafen av Arbetsmiljöverkets skrift ”Första hjälpen och krisstöd” står det att läsa att ”chefer och arbetsledande personal skall ha tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt.” Dock visar bilagan till dokumentet att det rör sig om kriser som utlösts på eller av arbetet. Någon lagstadgad skyldighet att stötta en medarbetare som går igenom en helt personlig kris finns inte.
Mikael Ahlerups dörr står alltid öppen
När Mikael Ahlerups pappa gick bort förstod han vad en vän sagt flera år tidigare. Svår sorg kan man aldrig begripa förrän man själv varit där. Det är något han tagit med sig i sitt ledarskap. För han har fått erfara hur det är att jobba, trots att tillvaron trasas samman. Inom några få år förlorade han båda sina föräldrar alltför tidigt i livet och gick igenom en tuff separation där hans fru träffade en annan och lämnade honom med de tre gemensamma barnen.
Idag ser livet betydligt ljusare ut. Sedan åtta år tillbaka jobbar han som vd på Astrid Lindgrens värld. Han är omgift och har fått ytterligare ett barn. Men även om han är lycklig idag finns den svåra tiden kvar i minnet.
– När jag mådde dåligt var det egentligen ingen som kunde ta det med mig. Som chef är du ganska ensam. Styrelsen träffar du kanske fem gånger om året. De har svårt att fånga upp hur du mår privat. Jag var dessutom ny på jobbet då.
För Mikael Ahlerup är det därför självklart att medarbetare ska komma till honom om de inte mår bra. Oavsett anledning.
– Visst kan jag förstå att det kan finnas en poäng i att dra en gräns mellan arbetet och det privata. Men var går den gränsen? Och vem bestämmer var den ska gå? Om en medarbetare inte mår bra privat gör han eller hon inte det på jobbet heller, oavsett vilka gränser man försöker dra.
Det finns en röd tråd i hans ledarskap, det personliga och det närvarande. Han lyfter gärna själv upp de mjuka värdena och hur viktiga de är. Inte bara för att alla ska må bra, utan även för att alla ska prestera bra.
– De anställda vet att om något händer så står min dörr öppen. Jag tror det skapar en trygghet och en styrka som gynnar hela företaget.
Men han förstår också om det här sättet att vara chef inte passar alla. En närvarande ledarskap kan inte byggas upp i stunden, kring en enskild händelse. Han menar också att man inte ska ta på sig mer än man klarar. Om man inte själv haft några tuffa perioder i livet kan det vara svårt att möta någon i en akut kris.
– Bjuder jag in till samtal måste jag kunna hantera det. Då måste jag kunna både lyssna och delta. Man ska inte göra det för att det står i någon chefsmanual. Det känner personen direkt.
Mikael Ahlerup menar att det handlar om mod. En egenskap som inte bara behövs när du som chef ska friställa personal utan som även är viktig för att man ska våga ta de svåra, personliga samtalen. Våga möta någon som är trasig.
– Många har uppfattningen om att man som chef inte får släppa ner garden. Jag tycker inte det kunde vara mer fel. För att man ska kunna mötas och samtalet bli på riktigt så måste man även öppna sig själv. Det har jag gjort alla de gånger någon gråtit hos mig. Det har aldrig varit ett problem, det har snarare stärkt relationen mellan oss.
Även om han tycker att fler chefer borde fundera kring de här frågorna och tänka på hur de vill ha klimatet på företaget är det ganska självklart för honom själv, hur han ska leda. Kris eller ej.
– För mig är det jätteviktigt att man bryr sig om människor. Om någon som jag vet gillar speedway ska gå och titta under helgen frågar jag såklart hur det gick på måndagen. Samma sak gäller om någon har det tufft. Även då vill jag veta hur helgen har varit.
Det finns inga ”hårda” regler
På Arbetsmiljöverket bekräftar man att det inte finns några skrivna bestämmelser kring vilket stöd man som arbetsgivare är skyldig att ge en medarbetare som drabbas av en personlig kris.
– Det finns inga ”hårda regler” i vår lagstiftning när det gäller att hantera en medarbetares privata problem. Men det ligger givetvis i arbetsgivarens intresse att medarbetarna mår bra, säger Leif Aringer, överläkare på Arbetsmiljöverket.
Han poängterar dock att man som arbetsgivare är ansvarig för arbetsmiljön och att den faktiskt kan påverkas av att en medarbetare inte mår bra.
– Vi rekommenderar alltid att man har ett helhetsperspektiv, säger Leif Aringer.
Vid en svår kris som påverkar den anställde under längre tid kan det behövas arbetsanpassning och rehabilitering, något som blir Försäkringskassans bord. Leif Aringer påpekar också att det inte behöver vara chefen som håller i stöd- och krissamtal.
– Vid kriser som drabbar arbetsplatsen är det chefens ansvar att se till att krissamtal erbjuds. Men man behöver aldrig själv stå för det. Det kan vara bra att komma ihåg även om någon drabbas av en privat kris.
//slut//
Skrivet av Johanna Ohlson
