Läs vad som efterfrågas. Svara på det och inget annat. Att brodera ut texten är inget plus i kanten när du lämnar ett anbud på en offentlig upphandling.

Text: Åsa Ohlsson


Upphandlingsförfarandet är ett sätt för dig som är ny företagare att komma in på marknaden. Det ger Lisbeth Johnson, upphandlingschef i Halmstads kommun och ordförande i Sveriges Offentliga Inköpare (SOI), som tips till Chefstidningens läsare som startat eller funderar på att starta företag.
– Jag ser upphandlingsförfarande som en bra möjlighet för dig som är okänd. Då ökar möjligheten eftersom du har lika stor rätt att lämna ett anbud som alla andra.
Men ökar inte en redan etablerad och lång relation med upphandlaren chansen att vinna en upphandling?
– Nej, det gör det inte. Och det får inte heller vara så, säger Lisbeth Johnson, som samtidigt medger att det kan vara svårt att bortse från relationer.

Det finns en föreställning att det är bra att brodera ut texten. Men det ökar inte dina chanser om du berättar hur bra du är på något som inte efterfrågas, snarare tvärtom poängterar Lisbeth Johnson.
– Irrelevant information och floskler ökar risken att vi inte ser de relevanta fakta som efterfrågas. Erfarenheten kan göra att man blir bättre på att skriva anbud. Men bättre betyder alltså inte att skriva mer.
När det gäller att lämna anbud så är noggrannhet oerhört viktigt. Ett vanligt misstag som många faller på är att utelämna viktig information, så som att inte ha svarat på alla så kallade ”skall-krav.”
– Står det till exempel att man ska lämna två referenter, då ska man lämna två, inte en, säger Lisbeth Johnson.

Fler och fler har gått över till elektronisk upphandling och då är det också lättare för företagen att få en överblick över vad som ska med. Halmstad kommun till exempel tar sedan tre år enbart emot elektroniska anbud som lämnas med hjälp av ett elektroniskt upphandlingsstöd.
Är det något man inte förstår i upphandlingsunderlaget - fråga upphandlaren betonar Lisbeth Johnson också, så att informationen blir rätt.
– Även om du inte tänker börja arbeta med anbudet direkt, läs igenom underlaget för att se att du förstår allt. Om det är oklart, ställ frågorna i tid. Då ökar chansen att du verkligen hinner få svar på dina frågor, samt att upphandlaren kan rätta till eventuella felaktigheter i underlaget.

Om man behöver hjälp så rekommenderar Lisbeth Johnson Kammarkollegiet. De har både telefonjour och vägledning på nätet. Hon tipsar också om konsulthjälp, för den som är beredd att betala för den sortens tjänst.
– Men framförallt vill jag uppmana alla nya företagare att våga lämna anbud! Många företag upplever att de första gångerna får man inte napp. Att lämna anbud är en träningssak.

Fotnot: Kammarkollegiets upphandlingshjälp hittar du på www.upphandlingsstod.se



Inte bara priset som avgör



Lägst pris vinner upphandlingarna. Det intrycket är lätt att få efter det senaste halvårets uppmärksammade vårdskandaler där Carema varit inblandade. Men det går visst att göra upphandlingar där mätbar kvalitet är ett kriterium.

Text: Åsa Ohlsson

– Jag förstår att det är lätt att tro att det enbart är priset som gäller. Nyligen uttalade sig Arbetsförmedlingen också på ett sådant sätt - att de som gjorde upphandlingen upplevde att det var svårt att ställa kvalitetskrav och därför valdes lägsta pris, säger Lisbeth Johnson, upphandlingschef i Halmstad kommun och ordförande i Sveriges offentliga inköpare (SOI).
Det kan bero på att de som är inblandade i upphandlingarna inte alltid har tillräckliga kunskaper om hur man ska formulera upphandlingarna så att kvalitet premieras.

Svårigheten med att formulera kvalitetskrav uppmärksammades också i den upphandlingsutredning som tillsattes 2010 och som leds av Anders Wijkman. I utredningen påpekas bland annat att det bör satsas på att höja kunskapsnivån hos alla inblandade i upphandlingar, både beställare och upphandlare, för att bli bättre på att ställa kvalitetskrav.
– Ställer man till exempel luddiga frågor om kvalitet så får man flummiga svar. Istället bör man ställa konkreta frågor om det som är viktigt vid upphandlingen, säger Lisbeth Johnson och tar Halmstad kommuns upphandling av äldreomsorg 2010 som exempel. Då ställde avdelningen flera detaljfrågor som anbudsgivaren fick poäng för om de kunde svara ja på dem:
• Har ni dagliga aktiviteter för vårdtagarna?
• Har ni dagliga utomhusaktiviteter för vårdtagarna
• Diskuterar ni värdegrunden för arbetet, minst två gånger per år med personalen?
• Äter personal frukost/lunch/middag tillsammans med vårdtagarna?
– Den sistnämnda frågan ställde vi för det spelar ingen roll om man har näringsriktig kost om vårdtagaren sen inte äter den och personalen inte har koll på det.
Inga frågor om personaltäthet ställdes. Halmstad kommun räknade med att om frågorna besvarades sanningsenligt med ja, så var det tillräckligt bevis på att det fanns nog med personal.
– Av dem som fick högst poäng, totalt fem stycken, tittade vi närmare på den som hade lägst pris av de fem, för att bland annat kontrollera att de kunde leva upp till vad det lovat och valde sen den.

Lisbeth Johnson berättar att Carema, som lämnat ett anbud, ringde upp och frågade efteråt vad de tyckte om det som vårdbolaget hade skrivit.
– Jag svarade sanningsenligt att vi märkte direkt på poängen att de inte skulle vara aktuella för oss med tanke på de kvalitetskrav vi ställt.
Ett annat aktuellt fall är Stockholms läns landstings upphandling av psykiatrisk specialistvård för personer med tortyrskador och svåra krigstrauman. Upphandlingen vanns av företaget Wemind, utan tidigare erfarenhet av patienter med tortyrtrauman. Tidigare, i hela 25 år, hade Stockholms läns landsting låtit Röda korsets "Center för torterade flyktingar" driva specialistvården, och många trodde nog att de skulle få uppdraget igen för att dels behålla kontinuiteten, dels för att Röda korset hade rutin på området.
– Om man tycker att det är oerhört viktigt med kontinuitet, så kan man inte lägga ut verksamheten. Då måste man driva den själv. Men i samma stund som en verksamhet läggs ut, så ingår det också att denna ska upphandlas, säger Lisbeth Johnson, och lägger till:
– Och ju mer investeringar som krävs desto längre bör avtalstiden vara - kanske upp till 10-15 år om det krävs riktigt mycket investeringar. Ofta är det faktiskt bra att nya aktörer kommer och relationer bryts.

Fotnot: Du kan läsa mer om Upphandlingsutredningen 2010 på www.upphandlingsutredningen.se. Där kan du bland annat tycka till om hur offentliga upphandlingar kan förbättras.