”PMI” - en metod för utvärdering
2010-05-17 | Uppdaterad 2010-06-02
MODELLTESTET. ”Vi lär av historien att vi inte lär oss av historien”, sa en gång den irländske författaren, tillika Nobelpristagaren, George Bernard Shaw.
Att reflektera över vad som har hänt och ta vara på erfarenheterna är något vi alltför sällan prioriterar. I bankkris efter bankkris funderar vi över vari trögheten till inlärning ligger. Blickarnavänds snabbt bort från det vi just upplevt och riktas mot nästa uppdrag eller projekt. En metod för att översiktligt och på kort tid kunna utvärdera en aktivitet eller ett beslut och dra lärdom av detta är oumbärlig för en lärande organisation.
Metoden: Ni har just genomfört en gemensam workshop och tio minuter återstår för att avrunda dagen. Deltagarna är trötta och sneglar på klockan. Det är nu ni har chansen att tillsammans ta vara på erfarenheterna av vad ni just upplevt – inför kommande workshops men också för att sammanfatta evenemanget.
Utvärderingsmetoden PMI är, till skillnad från många andra metoder inom området, snabb och lätt att använda och komma ihåg. PMI står helt enkelt för Plus, Minus och Intressant.
Så här gör du:
Oavsett om du arbetar i grupp eller ensam kan PMI genomföras utan något speciellt material eller förberedelser. Ska ni utvärdera en gemensam händelse som workshopen ovan finns säkert blädderblock eller whiteboard tillgängligt. Använd då det. Sitter du på bussen tillbaka från ett säljmöte med en kollega? Då kan det räcka att prata sig igenom de fyra stegen i PMI.
1. Fokusera på det som är plus
Titta tillbaka på det som ni vill utvärdera och fokusera på de positiva aspekterna. Vilka ”plus” upplevde ni att aktiviteten medförde. Låt svaren flöda fritt och skriv gärna ner dem löpande så att alla kan se att stort som smått är viktigt att nämna. Under bokstaven ”P” kan alltifrån ”god mat” till ”konkreta resultat” dyka upp. Var noga med att hålla en positiv attityd och inte låta negativa aspekter glida in. Har ni gott om tid så låt gruppen lämna positiva synpunkter till dess de tar slut. Är det bråttom så säg det. Då tenderar det viktigaste komma fram direkt.
2. Fokusera på det som är minus
I nästa steg går ni igenom vilka ”minus” som aktiviteten medförde. Även här får svaren flöda fritt och de antecknas löpande under bokstaven ”M”. Många gånger kommer de tids- och rumsmässiga aspekterna upp först. ”Det var för dålig luft i salen” eller ”vi fick för kort tid för övningen” är vanliga kommentarer vid start. Det är först efter en stund som de tyngre negativa aspekterna ventileras.
Det kan kännas svårt att fokusera på minus. Vi vill gärna vara diplomatiska och inte kritisera för hårt. Men för att en organisation ska utvecklas så måste de negativa aspekterna av en upplevelse uppmärksammas så att de kan förbättras till nästa gång. Uppmuntra en öppen attityd till att prata om det negativa som man upplevt.
3. Fokusera på det som är intressant
I det tredje steget lägger ni tankarna på sådan som ni funnit intressant. Det kan vara upplevelser som är såväl negativa som positiva men de tenderar att ta tankegången till en djupare nivå. Deltagarna reflekterar över vad de upplevt och vad som blivit intressanta slutsatser som en effekt av upplevelsen. Många gånger kan det hjälpa att efter ”I”:et skriva ett utropstecken för att symbolisera just en känsla av förvåning eller överraskning.
4. sammanfatta helhetsbilden
Ta nu ett steg tillbaka och fundera över helheten. Var det här en lyckad upplevelse? Vad har ni gjort som varit positivt som ni kan återanvända? Vilka utvecklingsmöjligheter finns det inför nästa liknande händelse? Den sammanfattande bilden av PMI:n ger dig ett underlag till en handlingsplan om du står i begrepp att genomföra en liknande övning i framtiden.
PMI-metoden kan också användas som hjälp för att utvärdera ett beslut. Edward de Bono använder, i sin bok Serious Creativity, PMI som ett värderingsverktyg vid beslutsfattande. Här poängsätts varje positiv, negativ och intressant aspekt och sedan adderas en slutsumma för respektive område. Det blir pluspoäng för plusaspekter och minuspoäng för minusaspekter. De intressanta aspekterna kan värderas såväl med minus som med plus. När totalsumman är räknad kan den hjälpa dig att få en överblick i om beslutet ska genomföras eller inte. ”Pmi” – en metod för utvärdering
Enkelheten är styrkan
Testpatrullen: Marianne Wieslander, Åsa Jakobsson och Helena L’Estrade, Rektorsakademien
Bakom den frostade dörren med texten ”Rektorsexpedition” råder inga stränga miner. De tre kollegorna Marianne, Åsa och Helena diskuterar den senaste av Rektorsakademiens nätverksträffar och humöret är gott. Här vill man erbjuda en mötesplats för ledare inom skola och arbetsliv. Kontakter ska knytas och erfarenheter delas.
- Våra träffar ska inspirera deltagarna och väcka nya tankar och perspektiv, säger vd:n Helena L’Estrade. Vi ska seriöst men samtidigt lättsamt och uppfriskande belysa ledarskap. Att använda modellen PMI för att utvärdera våra senaste träffar har hjälpt oss att se om vi lyckas i den ambitionen.
Den första utvärderingen genomfördes på en restaurang direkt efter den inledande träffen i Lund. Förutom trion från Rektorsakademien deltog även två av de anlitade deltagarna från scen samt en person från publiken.
– Vi gjorde PMI:n som en del av det naturliga samtalet innan vi fick in maten vi beställt. Det kändes avslappnat och roligt, tycker Marianne Wieslander.
Alla anser att det är viktigt att utvärderingen görs så snart som möjligt efter den genomförda aktiviteten. Risken är annars stor att glömma bort känslor och stämningar man uppfattat och endast fokusera på de största frågorna.
– Det var dessutom lättare att gemensamt hitta konstruktiva idéer kring sådant som dök upp under minus. Stämningen gjorde att ingen kände sig påhoppad utan snarare kunde vi ”leka fram” lösningar tillsammans under middagen, säger Åsa Jakobsson.
Att blanda arrangörer, scendeltagare och publik i gruppen var också positivt. Flera perspektiv på upplevelsen intogs och risken för att vara hemmablind minskade. Det gick relativt fort att genomföra utvärderingen och man höll sig till den givna strukturen – endast plus, endast minus och slutligen endast intressanta aspekter.
– När vi gått igenom alla tre perspektiven serverades maten. Vi trodde nog då att utvärderingen skulle avslutas men det visade sig att den utgjorde grunden för många av de samtal som sedan följde runt bordet under kvällen, berättar Helena. Jag tror inte att vi hade kunnat reflektera över innehållet på samma sätt om vi inte gjort PMI:n från start. Men sedan hoppade vi hur som helst mellan saker vi funnit positiva, negativa eller intressanta.
Den första PMI:n dokumenterades inte skriftligen. När man dagen därpå lämnade Lund för att ta tåget till Göteborg följde gruppen upp de idéer och lösningar som utvecklats och uppdaterade programmet inför nätverksträff nummer två. De tror att det var en fördel att andra träffen genomfördes redan kvällen därpå. Då kunde de applicera lärdomarna direkt och inget hann falla i glömska. Det var också en av anledningarna till att bristen på dokumentation inte blev ett problem, resonerar de.
Den andra utvärderingen gjordespå tåget från Göteborg tillbaka till Stockholm. Det var sent på kvällen, tåget var försenat och alla var trötta.
– Egentligen inte en ideal situation för en utvärdering, tycker Åsa. Men metoden kräver inte så mycket av deltagarna. Vi känner varandra väl och kunde ströprata om punkterna som dök upp. Då kändes den inte så jobbig att genomföra.
De viktigaste slutsatserna skrev hon ned på baksidan av sin tågbiljett för att kunna delge de inblandade inför den sista nätverksträffen.
Modellens största styrka tycker de är att den är enkel. Formen gör att den går att använda var man än befinner sig.
– Den ger svar – svart på vitt – på vad som behöver utvecklas och vad som kan behållas. Men det hänger ju på att vi reflekterar och tar till oss resultaten. Annars kan vi ju lika gärna strunta i att utvärdera, konstaterar Marianne.
Åsa tycker att de intressanta aspekterna var svårast att utveckla.
– Jag är nog inte så djup som ni andra. Ibland var det svårt att säga om något var ett plus eller om det var intressant. Det blev lite lättare när vi pratade om något som förvånat eller överraskat mig.
Rektorsakademien har tidigare använt metoden för att utvärdera workshops. De har då upptäckt att den med fördel går att använda i större grupper där deltagarna inte känner varandra sedan tidigare. Då använder de gula notislappar så att var och en individuellt och anonymt kan skriva vad de tycker.
– Visst kan man tycka att vuxna människor ska våga säga sin åsikt högt men det är tydligt att vi får ut mer av utvärderingarna när vi gör så än om de talar direkt inför varandra, säger Marianne.
PMI är även en metod som de rekommenderar lärare och rektorer att använda i sin ledarroll.
– Du behöver inte vara en van gruppledare för att testa metoden. PMI är oerhört enkel att både förstå och genomföra när som helst och var som helst, för en person eller hundra. Alla kan göra den, säger Helena L’Estrade.
Sammanfattning
Modellen PMI används som hjälp vid utvärdering. PMI står för Plus, Minus och Intressant. Användaren värderar exempelvis en aktivitet genom att fritt räkna upp positiva aspekter av det man just har upplevt. Därefter går man igenom de minus som aktiviteten innehållit. Slutligen listas det som man uppfattat som speciellt intressant. Genom att studera helheten kan erfarenheter tas omhand och användas till framtida aktiviteter. Plus kan återanvändas, minus vidareutvecklas och det intressanta ge input till reflektioner.
Tänk på att ...
… hellre köra en kort och snabb PMI än att inte utvärdera alls. Om du inte frågar får du inga svar. Testa. … låt alla kommentarer komma med i sammanfattningen. Det kan vara flera små detaljer som ger ledtråden till en övergripande lösning. … använda begreppet ”minus” i stället för ordet ”negativt”. Det är inte lika starkt laddat och chanserna ökar att du får fram de punkter som behöver utvecklas.
+ ”PMI är oerhört enkel att förstå och genomföra. När som helst och var som helst. För en person eller hundra. Alla kan göra den.”
- ”Är det någon högljudd deltagare med i utvärderingen finns en risk att åsikter inte kommer med i helhetsbilden. Då gäller det att kunna fånga de mer tystlåtnas tankar också.”
”PMI ger svar – svart på vitt – på vad som behöver utvecklas och vad som kan behållas. Men det hänger ju på att vi reflekterar och tar resultaten till oss. Annars kan vi lika gärna strunta i att utvärdera.”
Marianne Wieslander, Rektorsakademien
Betyg: 9 av 10
