Förhandlingsskola

Det kan röra sig om liv och död, eller något vardagligare, om höjd lön. Men tekniken är densamma, I förhandling ska man inte lägga sitt sista bud först och man vara medveten om psykologin bakom spelet.
För ett spel är det – varsågod, här kommer reglerna.


Text: Mats Holm

Striderna hade pågått i tre decennier. Antalet döda närmade sig 30 000. Nästan alla hade någon anhörig som omkommit eller drabbats. Fredssamtalen hade kört fast.
Den som ställde frågan (Vill ni vinna kriget eller ha fred?”) till parterna - självständighetsgerillan i Acehprovinsen och den indonesiska regeringen - var den finske medlaren Martii Ahtisaari i Helsingfors 2005. Några samtalsrundor senare var fredsavtalet underskrivet. Bakom genombrottet fanns många förklaringar, men när Nobelpriskommittén motiverade varför Ahtisaari tilldelades fredspriset 2008 lyfte man fram hans fråga, som hämtad ur förhandlingspsykologins ABC.

Att göra just så, förvandla ett fastlåst nollsummespel till ett samtal om att skapa och fördela något nytt, är nyckeln till en framgångsrik förhandling, oavsett om ämnet är fred, gisslanfritagning, företagsfusion, lönesättning eller vem som ska hämta barnen.

Men det är lättare sagt än gjort. Trots att det mesta som händer i samhället, det mesta vi ägnar oss åt, är förhandlingar, var förhandlingspsykologi länge ett jämförelsevis outforskat område. Men de senaste femton åren har förhandlingspsykologi varit det snabbast växande ämnet på amerikanska på handels- och ekonomiutbildningar. Som en följd kommer nu forskningsresultat och nya läroböcker i en jämn ström.

Boken ”Förhandlingsbart: metodbok i förhandlingsteknik” (Liber 2012) av Alain Lampeur, professor i konfliktlösning, Aurélien Colson, professor vid Handelshögskolan ESSEC i Paris och Erik Wetter, biträdande professor på Handelshögskolan i Stockholm, är ett exempel. Boken bygger på författarnas fleråriga praktiska erfarenhet och forskning, dels på etablerade förhandlingsteorier och modeller. Den franska upplagan har sålt i över 25 000 ex och är översatt till 6 språk. Boken används som kurslitteratur i förhandlingsutbildningar av bland andra EU-Kommissionen, franska UD samt ett flertal internationella storföretag

Att förhandla är något de flesta av oss gör på instinkt, skriver författarna. Vi tror oss veta vårt eget bästa, och någon gång kan det lyckas, men för det mesta blir instinkterna en fälla och själva orsaken till att så många förhandlingar kör fast.

– Ett vanligt instinktivt beteende som oftast leder fel är att vi är
alltför fokuserade på det egna utfallet, säger Erik Wetter. Vi tycker att vi vet precis vad vi vill ha och tolkar utmaningen som att det bara handlar om att försöka övertyga motparten.

– Men om du tror att förhandlingen bara går ut på att övertyga, då kör du fast. I många affärsförhandlingar har man inte all information. Man får reda på saker under processen och därför kan det vara bra att vara beredd på att ändra sina mål under resans gång.

Ett annat lika vanligt misstag är att börja med slutbudet. Enligt Erik Wetter har man då misslyckats med att förstå att en förhandling är ett spel med en egen logik och psykologi. Det första budet ska vara just ett utgångsbud, inte ett slutbud, eftersom många motparter inte kommer att ge sig förrän de fått dig att ge med sig.
Den som börjar med faktiska erbjudande löper stor risk att bli besviken. Eller så tycker motparten att man är tjurig och besvärlig eftersom man inte ger med sig.

– Säg att utgångspunkten är att motparten räknar med ett förhandlingsutrymme på tio procent. Om du vill ha 40 000 i lön, ska du alltså börja med att begära 44000, säger Erik Wetter.

Man hur många av oss som känner oss bekväma med en sådan strategi? Vi är vana att ta oss själva på allvar; att lägga ett bud som är ett led i ett spel kan kännas onaturligt, obekvämt, till och med oseriöst.

– Svenskar är överlag sämre på att förhandla än exempelvis amerikaner. Men ett bra tips för att komma förbi den obehagskänslan är att låta bli att blanda in sig själv i förhandlingen. Säg inte: ”jag vill ha”, säg: ”jag talade med facket… de menar att en rimlig nivå för det här jobbet är…” På så sätt distanserar man sig från sig själv och kan förhålla sig friare.

Att inte börja med slutbudet gäller i alla förhandlingar, för israeler och palestinier i lika hög grad som för familjen som planerar semestermål.
Den som vill till Bretagne och äta ostron med sin partner ska alltså inte börja med att spela ut det kortet.

– Börja med att lyssna istället! Vad vill den andra? Vilka delar är viktiga? Om du verkligen vill till Bretagne är det bättre att lägga fram det som ett kompromissförslag i slutet av förhandlingen och peka på att där finns alla de ingredienser som bägge vill uppnå med semestern, säger Erik Wetter.

Vi inbillar oss ofta att en snabb överenskommelse har ett värde i sig. Att vara snabb är att vara effektiv och produktiv och alla vinner väl på en kvick överenskommelse? Inte alls. Att sträva efter snabba lösningar är ett klassiskt misstag.

– Här bör man vara medveten om förhandlingspsykologin; även om man förberett sig mycket väl och snabbt kan presentera ett win-win-förslag som är det bästa för alla parter så kommer detta att ses som ett ensidigt förslag bara för att man själv ger det. Tänk på exemplet med semestern i Bretagne. Kommer lösningen för snabbt kan motparten tacka nej enbart för att det upplevs som ensidigt. Det är viktigt att låta förhandlingen ta sin tid och att diskutera sig fram till en lösning som upplevs som gemensam, säger Erik Wetter.

Men i varje förhandling finns en maktsituation, invänder du. Den ena parten har ett övertag och det är inte lätt att spela ut korten i underläge.

Men enligt Per Henrik Hedberg, forskare på Handelshögskolan som i förra sommaren doktorerade med en avhandling som bland annat presenterar egna experiment i förhandlingspsykologi, och resultat som visar vad som kan förutse ett lyckad förhandlingsresultat, är makt inte alls något som garanterar framgång i en förhandling. Snarare kan det vara en nackdel, i synnerhet om det rör sig om en förhandling där det handlar om att fördela något.

Han berättar att en förhandling kan delas upp i fyra steg. Den första är en positioneringsfas, som präglas av att vi på ett ungefär vet vad vi själva vill, men ännu inte så mycket om motpartens avsikter. Under den här fasen tar vi inte reda på så mycket, man antar att den andra vill så mycket som möjligt, och har alternativ, och vi sätter en gräns för vad vi kan tänkas gå med på. Sakta rör sig relationen mot nästa fas, ett större intresse för den andre, och när vi vet vad saken gäller, vad vi har att förhandla om, börjar man också skapa alternativ. Från det skedet går man in i hjärtat av förhandlingen, där man försöker skapa nya värden och lösningar som är attraktiva för bägge. I slutfasen är det dags att dela på pajen. Hur mycket ska jag få? För att uppnå olika delar av det man vill kan man här överge andra delmål, justera sina utgångsbud och avsluta.

Vad utmärker då en bra förhandlare? I Per Henrik Hedbergs avhandling finns experimentella studier som kan visa på direkta orsakssamband mellan ett antal egenskaper och hur skickliga vi är på att hantera ömsesidiga beroenden av varandra, förhandlingar.

Den grundläggande är att vara förstå situationen, säger Per Henrik Hedberg. Det låter som en truism, men handlar om kapaciteten att begripa hur beroendet mellan parterna ser ut.
Vem är starkast? På vilken sätt är motparten beroende av mig?

En annan förmåga som ger en fingervisning om att du kan nå framgång i en förhandling är om du kan förutsäga hur du kommer att resonera om motparten lägger visst bud. Tänk dig en schackspelare som börjar med det vanligaste draget, att flytta sin kungsbonde två steg. Den skicklige vet att nästa drag påverkas av vad motståndaren svarar och har förberett sig på de tre fyra vanligaste varianterna.

Att vara flexibel och att ha en realistisk uppfattning om sin egen skicklighet är också värdefulla egenskaper om du vill lyckas i en förhandling. Det senare handlar om självinsikt.

– Om du vet att du inte är extremt bra på poker satsar du inte allt du har i ett spel, säger Per Henrik Hedberg.

Alla kan kanske inte bli lika bra på att förhandla, men alla kan bli bättre. Vill du ha högre lön? Ett bättre förhållande? Det snabbt växande ämnet förhandlingspsykologi ger viktiga kunskaper. Var förberedd! Se till att ha alternativ! Lyssna! Inse att en förhandling inte handlar om att banka igenom en förutbestämd uppfattning, utan om att tillgodose ömsesidiga intressen och bygga en relation. Att förhandla bra innebär att ingen part behöver känna sig utnyttjad, överkörd eller manipulerad.






MITT BÄSTA FÖRHANDLINGSTIPS

Thomas Bodström, advokat, fd statsråd.

– När det kör fast brukar jag var noga med att få fram att jag faktiskt har andra alternativ. Jag vill ju ha en överenskommelse, men i ett visst läge är det dags att på ett inte för konfrontativt sätt visa att om det inte passar så kan jag gå någon annanstans. Det får absolut inte framstå som ett hot, eftersom det kan förstöra hela förhandlingen. Men min allvarliga mening att faktiskt ta mitt bud till någon annan ska framgå på ett snyggt och professionellt sätt. Det handlar om att få motparten att vilja komma överens lika mycket som jag. Eller ännu hellre, mer än jag.



Mitt bästa förhandlingstips

Susanna Popova, rådgivare

– Om det går trögt brukar jag ligga lågt, eller vara tyst, för att ge utrymme till luft i förhandlingen. Jag ger motparten en chans att fundera. Att bli tyst är ett starkt sätt att markera att man potentiellt kan tänka sig att dra sig tillbaka. Då klarnar det för mig också. Om motparten inte är beredd att satsa brukar inte jag heller vilja göra det.